Die Lührs Elektrotechnik GmbH & Co. KG ist ein schnell wachsender Elektrospezialist, der sowohl private als auch gewerbliche Kunden bei Elektroinstallationen u.a. in den Bereichen Netzwerktechnik, erneuerbare Energien und Sicherheitstechnik betreut. Von der Neuinstallation bis zur Altbausanierung: Das Unternehmen bietet ein breites Spektrum an Leistungen und fungiert als Partner bei Fragen rund um die Planung, Installation und Wartung innovativer Elektro-, Energie- und Gebäudetechnik.
Durchgängig digitale Prozesse
Schon seit der Firmengründung arbeitet das Unternehmen mit der PDS Software, um die Abläufe im Büro und auf der Baustelle zu unterstützen. „Wir haben uns aufgrund der einfachen Strukturen, der reibungslosen Abläufe und der guten Beratung für PDS entschieden“, so Jannick Lührs, Gründer und Geschäftsführer des Unternehmens. Dank der Software habe der Betrieb einfache und schlanke Arbeitsabläufe. Eingangsrechnungen sind über den Eingangsrechnungs-Workflow digital im System hinterlegt und brauchen nur geprüft und freigegeben zu werden, ohne dass diese händisch erfasst werden müssen. „Und die PDS Service App hilft uns dabei, unsere Abläufe rund um die Auftragsverwaltung zu beschleunigen und unseren Mitarbeitern sämtliche auftragsrelevanten Infos auf digitalem Wege schneller zukommen zu lassen“, ergänzt Lührs. Über die Projekt-App haben die Monteure auf der Baustelle zudem immer Zugriff auf die neuesten Zeichnungen. Sobald neue Zeichnungen oder Updates reinkommen, werden diese eingelesen, so dass der zuständige Monteur auf der Baustelle diese noch am selben Tag einsehen und berücksichtigen kann.
Nachkalkulation und Projektcontrolling
Kommt heute eine Anfrage rein, wird der Kunde mit seinen Stammdaten in der Software erfasst, so dass im Telefonat direkt ein Serviceauftrag angelegt werden kann. „Dazu hinterlegen wir im Angebot, bis wann welche Arbeiten auszuführen sind und können über das PDS System auf den Onlineshop des Großhändlers zugreifen, um Preise und Verfügbarkeiten zu ermitteln. Dort suchen wir uns das benötigte Arbeitsmaterial raus und übernehmen die Bestellung aus dem Onlineshop automatisch in unser Angebot“, beschreibt Marc Stüven, der als Projektleiter und Abwickler die Projekte und Ressourcen maßgeblich plant, den üblichen Prozess. Nimmt der Kunde das Angebot an, wird daraus automatisch der Serviceauftrag generiert, um diesen auf das Tablet der Außendienst-Mitarbeiter zu übermitteln. Verbrauchtes Arbeitsmaterial können die Mitarbeiter über die Service-App beim Auftrag hinterlegen und mit den erfassten Arbeitszeiten in das Büro übersenden. So bleiben zu jedem Projekt die aufgewendeten Ressourcen in Form von Arbeitsstunden und Arbeitsmaterial im Blick.
Auftragsdetails auf dem Mobilgerät
Marcel Tiedemann, Elektroniker für Energie- und Gebäudetechnik bei Lührs, weiß bei seiner Arbeit beim Kunden vor Ort vor allem die Vorzüge der Apps zu schätzen. „Wir erhalten unsere Kundenaufträge direkt auf digitalem Wege. Wenn wir zur Baustelle fahren, starten wir den Arbeitsbeginn. Über die PDS App trage ich meine Arbeitsstunden mobil ein, aber auch, welche Kollegen mit mir vor Ort waren und die Leistungen, die wir für den Kunden erbracht haben. Überstunden, Helferstunden, Fotos der Baustelle und das verbrauchte Arbeitsmaterial können wir einfach hinzufügen, um die Kollegen im Büro über Details und den Projektfortschritt zu informieren. Nach verrichteter Arbeit zeichnet der Kunde den Serviceauftrag auf dem Tablet schließlich einfach digital gegen, das ist mir ganz wichtig.“ Durch die digitalen Serviceaufträge ist die Abrechnung für den Innendienst einfacher. „Der Monteur schickt seinen Serviceauftrag nach Auftragsabschluss ins Büro zurück, wir haben diesen dann direkt im System und können den Auftrag einfach in eine Rechnung wandeln und an den Kunden rausschicken“, führt Jannick Lührs weiter aus.
Stundenübersicht mit Urlaubsworkflow
Die Stundenerfassung der Mitarbeiter erfolgt bei Lührs Elektrotechnik über die PDS Mitarbeiter App. Die Zeiten werden dabei den Baustellen bzw. Serviceaufträgen zugeordnet, so dass die Kollegen im Büro diese nur noch in die Stundenauswertung übernehmen brauchen. Ob im Büro oder auf der Baustelle – über die mobile App haben die Mitarbeiter jederzeit einen Überblick über ihr Zeitkonto und angefallene Überstunden. „Man loggt sich einfach über die App ein, hinterlegt seine Pausenzeiten, bucht sich wieder ein und erfasst das Arbeitsende. So haben wir ein sauberes Zeiterfassungssystem, was wir jederzeit online einsehen können“, so Marcel Tiedemann. „Und für uns fällt damit die lästige Zettelwirtschaft weg. Es braucht niemand mehr Stunden händisch erfassen, sie werden direkt in das System eingegeben, so dass wir diese nur noch prüfen müssen. Das erspart uns so viel Zeitaufwand“, ergänzt Anna-Lena Lührs, die für die Buchhaltung und die Personalverwaltung zuständig ist. „Unsere Urlaubsverwaltung bilden wir ebenfalls über die Mitarbeiter App ab. Darüber können unsere Mitarbeiter einfach und bequem einen Urlaubsantrag stellen, die Zahl der verbleibenden Urlaubstage einsehen oder den Status des Freigabeprozesses verfolgen. Zudem können die Mitarbeiter direkt übersehen, wer parallel Urlaub hat, um die Planung entsprechend anpassen zu können.“ Im nächsten Schritt ist geplant, die Abläufe im Lager zu digitalisieren und einen digitalen Angebotsworkflow mit der Software umzusetzen.
